Modern document management met SharePoint, Teams & OneDrive

Bij het inrichten van de moderne (remote) werkplek is een goed werkend document management systeem van cruciaal belang. Hoe zorgt u ervoor dat documenten en email eenvoudig zijn op te slaan, terug te vinden en te delen en dat op een veilige en efficiënte manier? Docubird maakt het u eenvoudig.

Factsheet

Modern document management

Professionaliseer uw document management en help uw gebruikers bij het beheren van documenten op snelle, eenvoudige en veilige manier.

Opslaan

Maak het u gebruikers makkelijk om direct vanuit Outlook, Word, Excel of PowerPoint documenten en e-mails op te slaan in SharePoint, Teams en OneDrive.

Zoeken

Geef gebruikers vanuit Outlook, Word, Excel en PowerPoint toegang tot alle (voor hen) toegankelijke opslaglocaties. Met een efficiënte zoekfunctionaliteit vinden zij gemakkelijk de documenten op SharePoint, Teams of OneDrive terug die zij nodig hebben.

Gebruikers kunnen eenvoudig documenten, die gevonden zijn in SharePoint en Teams, delen met hun collega’s zonder Outlook te verlaten. Dit kan door een Teams site of SharePoint link te delen of door het document direct bij een mail te voegen.

Classificeren

Laat gebruikers bij het opslaan van documenten en e-mails meta data en labels toevoegen. Denk aan een klantnaam of nummer, retentiedatum of type document. En ook de informatiegevoeligheid zoals bij personeelsgegevens. Hierdoor worden bestanden op deze eigenschappen geclassificeerd. Vervolgens helpt de geavanceerde zoekfunctionaliteit om snel uw documenten terug te vinden, waar ze ook staan.

Beveiligen

Maak het voor gebruikers zo makkelijk mogelijk om documenten veilig op de juiste manier en locatie op te slaan. Stel privacy labels beschikbaar. Gebruikers krijgen een ‘tip’ op het moment dat PII-data gevonden is. Dit werkt voor Outlook, Word, Excel en PowerPoint en wordt getriggerd bij het aanmaken, opslaan, bewerken en delen. Maak het mogelijk om privacy labels ook bij afbeeldingen en Pdf’s toe te voegen.

Data hygiëne

Houd uw data schoon. Om ervoor te zorgen dat gebruikers dezelfde naamgeving opgeven in de metadata, koppelen we Docubird aan uw backend of ERP-systeem, bijvoorbeeld CRM-Dynamics of Exact Software. Zo krijgt u velden waar gebruikers niet zelf de data invullen, maar eenvoudig de juiste data uit het CRM kunnen opzoeken. Hiermee voorkomt u data vervuiling.

Bent u ook toe aan modern document management?

De oplossing van Docubird

Document management volgens AVG-richtlijnen

Om te voldoen aan AVG-richtlijnen zijn organisaties verplicht om gevoelige informatie te beschermen om te voorkomen dat deze onbedoeld openbaar wordt gemaakt. Door privacy- en retentielabels toe te voegen, helpen wij gebruikers op een eenvoudige en betaalbare manier om te gaan met uw documenten volgens de AVG-richtlijnen. Gebruikers kunnen veilig bestanden opslaan, inzien en delen. U profiteert van de Microsoft 365-tools voor data compliance.

Lees meer

Veilig en gecertificeerd door Microsoft

Docubird is gecertificeerd partner van Microsoft, staat in de Microsoft Store (Zakelijke apps – Microsoft AppSource) en heeft veel ervaring met SharePoint en Teams implementaties. Heeft u hulp nodig bij het moderniseren van uw document management? Wij denken graag vrijblijvend met u mee.

Plan een demo