Artikelen over SharePoint, metadata en de praktijk van zoeken en vinden.
Je denkt dat je klantdossiers netjes onder de bewaarplicht vallen. Alles staat in SharePoint, met de juiste termijnen en labels. Toch kan er stilletjes een stuk tussendoor glippen dat buiten dat schema valt, zonder dat iemand het merkt. Dat gebeurt vaker zodra je dossierstukken synct naar OneDrive. Richard Schouten, accountancy-specialist bij Docubird, legt uit hoe […]
Syncen van klantdossiers naar OneDrive voelt handig, maar kost je werk, overzicht en metadata. Lees waarom, en wat wel werkt.
Vijf minuten zoeken per dag kost je zes uur per kwartaal. Drie werkwijzen om je dossiers op orde te houden tijdens het hoogseizoen.
Dertienhonderd uur per jaar aan klikken door mappen. Wat zoektijd werkelijk kost en hoe metadata dat oplost.
Je inbox is geen documentenkluis. Drie werkwijzen die wel werken voor documentbeheer.
Bij fusies komt documentbeheer vaak te laat aan bod. Dit moet je regelen voordat de documenten verhuizen.
Kennis verdwijnt met mensen die vertrekken. Hoe je met betere documentstructuur kennisverlies voorkomt bij personeelstekorten.
Je IT-leverancier stelt voor: “We maken voor elke klant een eigen Team aan in Microsoft Teams. Lekker overzichtelijk.” Klinkt logisch. Maar als je honderden klanten hebt, heb je straks honderden Teams. Met alles wat daarbij hoort. En dat is meer dan je denkt. In deze blog legt Christiaan Ferreira, eigenaar van Docubird en SharePoint-specialist met […]
Je collega is ziek. Een klant belt met een vraag over zijn aangifte van vorig jaar. Je opent de map en ziet: “Jansen definitief v3”, “Jansen aangifte nieuw”, “Jansen FINAL”. Welke is de juiste? En waar staat de mail waarin hij akkoord gaf? Dit scenario speelt dagelijks op accountantskantoren. Niet omdat medewerkers slordig zijn, […]
De klok tikt. Jaarrekeningen moeten af, belastingaangiftes wachten en klanten bellen met urgente vragen. Maart tot mei is voor veel accountantskantoren de periode waarin alles tegelijk moet gebeuren. En dan gebeurt het: documentbeheer wordt uitgesteld tot “na de deadline.” Die stapels e-mails blijven onaangeroerd in je inbox. Belangrijke documenten verdwijnen in ad-hoc-mapjes. En die keurig […]
Medewerkers die continu zoeken naar documenten die overal en nergens zijn opgeslagen. Het kost enorm veel tijd en dat is zonde en onnodig. Documentmanagement kan veel efficiënter en gemakkelijker en dat is wat Docubird doet. Maar waar komt die drang vandaan om dat te regelen? Directeur Christiaan Ferreira vertelt. “Het geeft enorm veel plezier om […]
Gedeelde postvakken worden gebruikt wanneer meerdere mensen toegang nodig hebben tot hetzelfde postvak, zoals bedrijfsgegevens of ondersteunings-e-mailadres, receptie of andere functie die door meerdere personen kan worden gedeeld. U kunt het gedeelde postvak ook gebruiken als een agenda voor gedeelde teams. Daarnaast worden E-mail en documenten traditioneel bewaard in twee unieke en afzonderlijke gegevensopslagplaatsen. […]
Sinds de komst van klassieke workflows zijn SharePoint en Microsoft 365-apps geëvolueerd om aantrekkelijke, flexibele en meer performante ervaringen te bieden. Moderne ervaringen in SharePoint geïntegreerd met Docubird bevorderen de veiligheid van documenten, en verbeteren de productiviteit en samenwerking van medewerkers. De integratie van Microsoft Power Automate in Docubird helpt gebruikers en bedrijven om via geautomatiseerde […]
De AVG stelt als één van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Bijvoorbeeld sollicitatiebrieven en correspondentie rond de sollicitatie (getuigschriften en verklaring omtrent gedrag) dienen 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure volledig uit alle systemen verwijderd te worden. Een gezondheidsverklaring voor een levensverzekering mag maar […]
Door meta data, zoals projectnummers of klantennamen toe te voegen aan documenten kunt u veilig alle documenten en e-mails opslaan en terugvinden in Teams, SharePoint en OneDrive. Dit kan eenvoudig door vanuit Docubird een koppeling te maken Microsoft CRM, Exact of andere databases met project, klant- of leveranciersinformatie. Docubird zal, al dan niet verplicht, de mogelijkheid bieden […]
Aangezien de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) gevolgen zal hebben voor de meeste bedrijven, is het verstandig om op de hoogte te zijn van de gevolgen als u de bepalingen ervan overtreedt. Wie houdt toezicht op de AVG? De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de toezichthoudende autoriteit in Nederland die verantwoordelijk is voor het toezicht […]
Binnen de Univé organisatie werden tot voor kort een immense bulk (naar schatting 15 miljoen) aan klantgerelateerde documenten via Docubird opgeslagen in on-premise SharePoint omgevingen. Dagelijks maken honderden medewerkers gelijktijdig gebruik van Docubird om klantgerelateerde documenten te verwerken. Vanuit de vraag naar meer centraal beheer, minder lokaal geïnstalleerde systemen en minder benodigde licenties ontstond de […]
