Je IT-leverancier stelt voor: “We maken voor elke klant een eigen Team aan in Microsoft Teams. Lekker overzichtelijk.” Klinkt logisch. Maar als je honderden klanten hebt, heb je straks honderden Teams. Met alles wat daarbij hoort. En dat is meer dan je denkt. In deze blog legt Christiaan Ferreira, eigenaar van Docubird en SharePoint-specialist met ruim 15 jaar ervaring, uit hoe je voorkomt dat je Microsoft 365-omgeving een rommeltje wordt.
Wat er allemaal meekomt
Elke keer dat je een nieuw Team aanmaakt, maakt Microsoft 365 automatisch een hele reeks items aan. Een gedeelde mailbox. Een agenda. Een Planner. Een OneNote. Een Microsoft 365 Group. En nog wat verborgen systeemmappen.
Voor samenwerking met collega’s is dat handig. Maar voor documentopslag? Dan heb je er niets aan. Je gebruikt het niet, maar het bestaat wel. En alles wat bestaat, moet beheerd worden.
De echte problemen
Bij honderd klanten heb je dus honderd ongebruikte mailboxen. Honderd lege agenda’s. Honderd Planner-instanties waar niemand naar kijkt. Je systeem raakt vervuild en je beheerder krijgt grijze haren. Maar de gevolgen gaan verder dan rommel alleen.
Je tenant wordt trager. Die lange lijst automatisch aangemaakte onderdelen heeft impact op de performance van je hele omgeving.
Je rechtenbeheer wordt een nachtmerrie. Elke Teams-groep is ook een Microsoft 365 Group. Bij honderden klanten krijg je een rechtenstructuur die bijna niet meer te beheren is.
Je security-risico groeit. Elke extra groep, mailbox of planner vergroot je attack surface. Meer ingangen betekent meer kwetsbaarheden.
Wat dan wel werkt
Een slimmere aanpak is om SharePoint Team Sites te gebruiken zonder de hele Teams-polonaise erbij. Je krijgt dan alleen wat je nodig hebt: documentbibliotheken, metadata, overzichtelijke mappen. Geen ruis.
Wil je later toch samenwerken met een klant via Teams? Dan koppel je die functie er simpel bij. Dat is precies hoe Microsoft het ook voorschrijft: Teams bovenop SharePoint, niet andersom. Je begint schoon en voegt functionaliteit toe wanneer het nodig is.
Minder rommel, meer overzicht
Het verschil ga je merken als je omgeving groeit. Organisaties die per klant een Team aanmaken, lopen na een jaar vast in een onoverzichtelijke lijst. Wie beheert dit? Wie ruimt op? Wie houdt bij welke groepen nog actief zijn?
Met een schone SharePoint-structuur heb je dat probleem niet. Je documenten staan waar ze horen. Zonder ballast.
Docubird kiest bewust voor deze aanpak. Geen onnodige Teams-groepen, wel een overzichtelijke documentstructuur in SharePoint.
Wil je weten hoe dat eruitziet? Chris laat het je graag zien in een korte demo.