Twee accountantskantoren fuseren. Op papier past het prima: complementaire klantgroepen, gedeelde ambities, geografische spreiding. Maar dan begint de integratie. Het ene kantoor werkt met SharePoint, het andere met een eigen server. Mappen heten anders, metadata bestaat niet of verschilt per systeem. Zes maanden later zoeken medewerkers nog steeds in twee systemen tegelijk.
Richard Schouten, accountancy-specialist bij Docubird, deelt in deze blog wat je moet regelen voordat de documenten verhuizen.
Waarom documentmigratie zo vaak misgaat
Bij een fusie gaat alle aandacht naar de grote vragen. Documentbeheer staat zelden bovenaan de agenda. Dat komt later wel, denkt iedereen.
Maar later is te laat. Tegen de tijd dat de fusie rond is, moeten mensen samenwerken. Ze moeten elkaars klantdossiers kunnen vinden. Ze moeten weten waar wat staat. En als beide kantoren een ander systeem hebben, begint het zoeken.
Het probleem met kopiëren en plakken
De makkelijkste oplossing lijkt: alles van kantoor B kopiëren naar het systeem van kantoor A. Maar dan neem je de chaos mee. Mappen die ‘diversen’ of ‘oud’ heten. Documenten zonder datum in de naam. Structuren die alleen logisch zijn voor wie er jaren mee werkte.
Na de migratie heeft kantoor A dan twee soorten rommel: de eigen rommel en die van kantoor B. En niemand weet meer wat waar vandaan komt.
Eerst standaardiseren, dan migreren
Een fusie is het moment om je documentstructuur te herzien. Niet om alles te kopiëren, maar om te bepalen hoe het voortaan moet. Welke mappenstructuur gebruiken we? Welke metadata? Welke naamgevingsconventies?
Die keuzes maak je voordat je documenten verhuist. Beide kantoren leveren dan aan volgens dezelfde standaard. Het kost meer tijd vooraf, maar voorkomt maanden zoeken achteraf.
Metadata als gemeenschappelijke taal
Het ene kantoor noemt het ‘aangifte IB’, het andere ‘IB-aangifte’ of ‘inkomstenbelasting’. Na de fusie zoekt de helft van de medewerkers op termen die niets opleveren.
Metadata lost dit op. Als elk document een type krijgt uit een vaste lijst, maakt de bestandsnaam niet meer uit. Je filtert op documenttype en vindt alles, ongeacht hoe het oorspronkelijk heette.
Die metadata moet je wel vooraf afspreken. En beide kantoren moeten hun documenten voorzien van die metadata voordat ze verhuizen. Dat is werk, maar eenmalig werk dat je jaren terugverdient.
Wat je moet regelen voor dag een
Voor de fusie ingaat, moet je drie dingen helder hebben. Een: waar komen de documenten te staan? Kies een systeem en zorg dat iedereen er toegang toe heeft. Twee: hoe ziet de structuur eruit? Bepaal de mappenstructuur en metadata voor je begint met migreren. Drie: wie mag waar bij? Zet de rechten op voordat mensen aan de slag gaan.
De eerste werkdag na de fusie moet iedereen weten waar de klantdossiers staan. Niet zoeken in twee systemen, niet vragen aan collega’s van het andere kantoor. Gewoon vinden.
Een fusie als kans
Een fusie is vervelend voor documentbeheer, maar ook een kans. Het is het moment om oude rommel achter te laten. Om een structuur neer te zetten die werkt voor het nieuwe, grotere kantoor. Om te investeren in vindbaarheid.
Docubird helpt accountantskantoren om die structuur op te zetten in SharePoint. Met standaard metadata, heldere mappen, en een werkwijze die voor iedereen gelijk is. Wil je weten hoe je een fusie op het vlak van documenten voorbereidt? Ik denk graag met je mee.