Je inbox telt 4.782 berichten. Ergens daartussen zit die offerte van vorige maand. Of was het twee maanden geleden? Je typt de klantnaam in de zoekbalk en krijgt 47 resultaten. Veel succes.
Dit scenario speelt dagelijks op kantoren door heel Nederland. Niet omdat mensen slordig zijn, maar omdat e-mail nu eenmaal niet gebouwd is om documenten te bewaren. In deze blog legt Christiaan Ferreira, SharePoint-specialist en eigenaar van Docubird, uit waarom je inbox geen archief is en wat wel werkt.
Waarom e-mail niet werkt als opslagplek
E-mail is gemaakt voor communicatie, niet voor archivering. Toch gebruiken de meeste mensen hun inbox als documentenkluis. Begrijpelijk, want het voelt makkelijk. Je ontvangt een bestand, het staat in je mail, klaar.
Maar dan gaat een collega op vakantie. Of vertrekt er iemand. Die belangrijke bijlage? Die zit in een mailbox waar niemand anders bij kan. En de zoekfunctie van Outlook is niet gebouwd om honderden mappen en duizenden berichten te doorzoeken.
Het resultaat: kostbare tijd kwijt aan zoeken. Of erger, documenten die simpelweg niet meer te vinden zijn.
Drie gewoontes die wel werken
Sla bijlagen apart op, niet de hele mail
Die offerte of dat contract hoort in een gedeelde map, niet in jouw persoonlijke inbox. Zo kan iedereen erbij, ook als jij er niet bent.
Kies een logische plek en houd je eraan
SharePoint, Teams, OneDrive, het maakt niet uit welke je kiest. Als je maar consequent bent. Een document dat overal kan staan, is een document dat nergens te vinden is.
Ruim je inbox wekelijks op
Vijf minuten op vrijdagmiddag. Welke mails bevatten bijlagen die ergens anders horen? Welke conversaties zijn afgerond en kunnen weg? Klein onderhoud voorkomt grote zoektochten.
De echte oplossing zit in je werkwijze
Het probleem is niet je inbox. Het probleem is dat opslaan op de juiste plek vaak meer moeite kost dan niet opslaan. En onder tijdsdruk wint gemak altijd.
Docubird maakt opslaan net zo makkelijk als niets doen. Vanuit Outlook sla je mails en bijlagen met een klik op in SharePoint, Teams of OneDrive. De juiste map, de juiste metadata, zonder dat je Outlook verlaat.
Wil je zien hoe dat werkt? Christiaan laat het je graag zien in een korte demo.