Docubird is het perfecte hulpmiddel voor het delen en opslaan van bestanden

Gebruik Docubird om vanuit Outlook, Word, Excel en PowerPoint documenten in SharePoint, OneDrive en Teams eenvoudig en snel op te slaan, terug te vinden, te bewerken en te delen.

Kenmerken

Opslaan

Docubird maakt het gebruikers makkelijk om direct vanuit Outlook, Word, Excel of PowerPoint hun documenten op te slaan in SharePoint, Teams en OneDrive.

Zoeken

Gebruikers hebben vanuit Outlook, Word, Excel of PowerPoint toegang tot alle (voor hen) toegankelijke locaties. Met de efficiënte zoekfunctionaliteit vinden zij gemakkelijk de documenten op SharePoint, Teams of OneDrive terug die zij nodig hebben.

Delen

Via de Docubird add-in kunnen gebruikers eenvoudig documenten die gevonden zijn in SharePoint en Teams, delen met hun collega’s zonder Outlook te verlaten. Dit kan door een Teams site of SharePoint link te delen of door het document direct bij een mail te voegen.

Classificeren

Docubird maakt het voor gebruikers eenvoudig om bij het opslaan van documenten metadata en labels toe te voegen. Denk aan een klantnaam of nummer, retentie datum of type document. En ook de informatiegevoeligheid zoals bij personeelsgegevens. Hierdoor worden bestanden op deze eigenschappen geclassificeerd. Vervolgens helpt de geavanceerde zoekfunctionaliteit om snel uw documenten terug te vinden, waar ze ook staan.

Beveiligen

Met Docubird kunt u het voor gebruikers zo makkelijk mogelijk maken om documenten veilig op de juiste wijze en locatie op te slaan. Docubird stelt de privacy labels beschikbaar. Gebruikers krijgen een ‘tip’ op het moment dat PII data gevonden is. Dit werkt voor Outlook, Word, Excel en PowerPoint en wordt getriggerd bij het aanmaken, opslaan, bewerken en delen. Docubird maakt het mogelijk om de privacy labels ook bij afbeeldingen en PDF’s toe te voegen.

Data hygiëne

Docubird houdt uw data schoon. Om er voor te zorgen dat gebruikers dezelfde naamgeving opgeven in de metadata, koppelen we Docubird aan uw backend of ERP systeem, bijvoorbeeld CRM Dynamics of Exact Software. Zo krijgt u velden waar gebruikers niet zelf de data invullen, maar eenvoudig de juiste data uit het CRM kunnen opzoeken. Hiermee voorkomt u data vervuiling.

Waarom kiezen voor Docubird?

Outlook add-in
Excel, Word en PowerPoint add-in
Opslaan, zoeken en delen
Sharepoint, Teams en OneDrive
Metadata
Microsoft Fluent UI
CRM integratie
Geavanceerd zoeken
DLP Labels
Workflow

Veilig & gecertificeerd door Microsoft

Er worden geen gegevens lokaal opgeslagen op apparaten, en Docubird bewaart ook geen gegevens van u.

Factsheet: De technologie achter Docubird
In de factsheet leest u hoe Docubird ontwikkeld is, welke technieken we gebruiken en hoe u Docubird kunt installeren. Laat uw gegevens achter en download direct de factsheet.