Betaalbaar document management vanaf € 4,- per gebruiker per maand!

De add-ins van Docubird bestaan uit twee aparte invoegtoepassingen, één voor Outlook en één voor Office (Word, Excel en PowerPoint). De add-ins zijn eenvoudig en snel te installeren. De prijs die u betaalt hangt af van het aantal gebruikers. Voor organisaties met meer dan 100 gebruikers maken we graag een offerte op maat.

Modern document management

Professionaliseer uw document management en help uw gebruikers bij het beheren van documenten op snelle, eenvoudige en veilige manier.

Opslaan

Maak het u gebruikers makkelijk om direct vanuit Outlook, Word, Excel of PowerPoint documenten en e-mails op te slaan in SharePoint, Teams en OneDrive.

Zoeken

Geef gebruikers vanuit Outlook, Word, Excel en PowerPoint toegang tot alle (voor hen) toegankelijke opslaglocaties. Met een efficiënte zoekfunctionaliteit vinden zij gemakkelijk de documenten op SharePoint, Teams of OneDrive terug die zij nodig hebben.

Delen

Gebruikers kunnen eenvoudig documenten, die gevonden zijn in SharePoint en Teams, delen met hun collega’s zonder Outlook te verlaten. Dit kan door een Teams site of SharePoint link te delen of door het document direct bij een mail te voegen.

Classificeren

Laat gebruikers bij het opslaan van documenten en e-mails meta data en labels toevoegen. Denk aan een klantnaam of nummer, retentiedatum of type document. En ook de informatiegevoeligheid zoals bij personeelsgegevens. Hierdoor worden bestanden op deze eigenschappen geclassificeerd. Vervolgens helpt de geavanceerde zoekfunctionaliteit om snel uw documenten terug te vinden, waar ze ook staan.

Beveiligen

Maak het voor gebruikers zo makkelijk mogelijk om documenten veilig op de juiste manier en locatie op te slaan. Stel privacy labels beschikbaar. Gebruikers krijgen een ‘tip’ op het moment dat PII-data gevonden is. Dit werkt voor Outlook, Word, Excel en PowerPoint en wordt getriggerd bij het aanmaken, opslaan, bewerken en delen. Maak het mogelijk om privacy labels ook bij afbeeldingen en Pdf’s toe te voegen.

Data hygiëne

Houd uw data schoon. Om ervoor te zorgen dat gebruikers dezelfde naamgeving opgeven in de metadata, koppelen we Docubird aan uw backend of ERP-systeem, bijvoorbeeld CRM-Dynamics of Exact Software. Zo krijgt u velden waar gebruikers niet zelf de data invullen, maar eenvoudig de juiste data uit het CRM kunnen opzoeken. Hiermee voorkomt u data vervuiling.

Bent u ook toe aan modern document management?