Hoe gaat uw organisatie om met bewaartermijnen van e-mails en documenten?

De AVG stelt als één van haar beginselen dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze inzet. Bijvoorbeeld sollicitatiebrieven en correspondentie rond de sollicitatie (getuigschriften en verklaring omtrent gedrag) dienen 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure volledig uit alle systemen verwijderd te worden. Een gezondheidsverklaring voor een levensverzekering mag maar 24 uur bewaard worden. Hoe gaat uw organisatie om met bewaartermijnen?

Bewaartermijnstrategie en bewaarinstellingen

Met behulp van ‘bewaartags’ kunt u een bewaarstrategie inrichten. De strategie is gebaseerd op het toewijzen van metadata (zo als een bewaartermijn) aan e-mails en documenten door de metadata te koppelen aan documenttype.

Bewaartags worden gebruikt om bewaarinstellingen toe te passen op mappen en afzonderlijke items zoals e-mailberichten en documenten. Deze instellingen geven aan hoe lang een bericht in een postvak of in een SharePoint site bewaard mag blijven en welke actie moet worden ondernomen wanneer het bericht de opgegeven bewaarleeftijd bereikt. Wanneer een bericht de bewaarleeftijd bereikt, wordt het verplaatst naar het in-place archief van de gebruiker of verwijderd.

Documenttype tag (Inhoudstype)

Door documenttype te specificeren worden geautomatiseerd metadata, zoals een bewaartag, aan e-mails en documenten toegevoegd. De documenttype worden in de het meta data-beleid vastgelegd en in SharePoint opgenomen. Voorbeelden van documenttype zijn:

  • Sollicitatiebrief of e-mail
  • Levensverzekering aanvraag
  • Gezondheidsverklaring
  • Klachtbrief of email
  • Ziektekostendeclaraties

Eigenlijk alle documenttype die persoonsgegevens bevatten.

Op basis van het documenttype worden geautomatiseerd document tags op e-mails en documenten toegevoegd. Berichten en documenten waarop een documenttag is toegepast, worden altijd verwerkt op basis van de instellingen van de documenttag.

Bewaaracties (Retentieacties)

Wanneer een bewaartag wordt gemaakt of geconfigureerd, kan één van de volgende bewaaracties geselecteerd worden, die moeten worden uitgevoerd wanneer een item de bewaarleeftijd bereikt:

  • Naar archief
  • Herstel verwijderen en toestaan
  • Permanent verwijderen
  • Markeren als bewaarlimiet in het verleden

Wanneer u van plan bent bewaarbeleid te maken, moet u overwegen of ze zowel archief- als verwijderingstags bevatten.

Bewaartermijnen toevoegen via documenttype tags met Docubird

Docubird maakt het eenvoudig om documenttype (inhoudstype) Tags aan e-mails en documenten te voegen.

De in SharePoint aangegeven documenttype worden eenvoudig via Docubird aangeboden en worden door de gebruiker geselecteerd. Docubird voegt dan automatisch alle aan dit documenttype verbonden meta data, zoals de bewaartermijn, toe aan de e-mail of aan het document.