Gedeelde postvakken worden gebruikt wanneer meerdere mensen toegang nodig hebben tot hetzelfde postvak, zoals bedrijfsgegevens of ondersteunings-e-mailadres, receptie of andere functie die door meerdere personen kan worden gedeeld. U kunt het gedeelde postvak ook gebruiken als een agenda voor gedeelde teams.
Daarnaast worden E-mail en documenten traditioneel bewaard in twee unieke en afzonderlijke gegevensopslagplaatsen. De meeste organisaties werken samen met beide media. De uitdaging is dat zowel e-mail als documenten toegankelijk zijn via verschillende clients. Dit resulteert meestal in een vermindering van de gebruikersproductiviteit en een verminderde gebruikerservaring.
En…,
- Een gedeeld postvak is echter niet ontworpen voor directe aanmelding. Het gebruikersaccount voor het gedeelde postvak zelf moet uitgeschakeld blijven.
- Wanneer er te veel aangewezen gebruikers tegelijkertijd toegang hebben tot een gedeeld postvak (niet meer dan 25 wordt aanbevolen), kunnen ze met tussenpozen geen verbinding maken met dit postvak of inconsistenties hebben, zoals berichten die worden gedupliceerd in het postvak uit.
- Uw gedeelde postvak kan tot 50 GB aan gegevens opslaan zonder dat u er een licentie aan hebt toegewezen. Daarna moet u een licentie toewijzen aan het postvak om meer gegevens op te slaan. Deze is dan ook nog gelimiteerd tot 100 GB. Wanneer een gedeeld postvak de opslaglimiet bereikt, kunt u een tijdje e-mail ontvangen, maar kunt u geen nieuwe e-mail verzenden. Daarna stopt het met het ontvangen van e-mail. Afzenders van het postvak krijgen een ontvangstbewijs zonder levering.
- Gebruikersmachtigingen: U moet gebruikers machtigingen (lidmaatschap) geven om het gedeelde postvak te gebruiken. Alleen mensen binnen uw organisatie kunnen een gedeeld postvak gebruiken. Je kunt mensen buiten je bedrijf (zoals mensen met een Gmail-account) geen toegang geven tot je gedeelde postvak.
- U kunt e-mail die is verzonden vanuit een gedeeld postvak niet versleutelen. Dit komt omdat een gedeeld postvak geen eigen beveiligingscontext (gebruikersnaam/wachtwoord) heeft, zodat er geen sleutel aan kan worden toegewezen.
Sitepostvakken in Microsoft 365
Een beter alternatief is over te gaan naar Microsoft 365-groepen met Sitepostvakken in SharePoint. Sitepostvakken zijn een gemeenschappelijk postvakken waarmee u e-mailberichten en documenten op één plaats op een SharePoint-site kunt coördineren en bewaren om alle gemeenschappelijke bestanden op te slaan. Het sitepostvak is een oplossing voor dit probleem. Sitepostvakken verbeteren de samenwerking en gebruikersproductiviteit door toegang te verlenen tot zowel Microsoft SharePoint-documenten als Exchange-e-mail met dezelfde clientinterface. Een sitepostvak bestaat functioneel uit SharePoint-sitelidmaatschap (eigenaren en leden), gedeelde opslag via een Exchange -postvak voor e-mailberichten en een SharePoint-site voor documenten, en een beheerinterface die voldoet aan inrichtings- en levenscyclusbehoeften.
Wanneer een projectlid e-mail of documenten indient met behulp van het teampostvak, heeft elk projectlid vervolgens toegang tot de inhoud. Sitepostvakken geven gebruikers eenvoudig toegang tot de e-mail en documenten voor de projecten waar ze aan en in werken. Bovendien is dezelfde set inhoud rechtstreeks toegankelijk vanaf de SharePoint-site zelf. Bij sitepostvakken wordt de inhoud bewaard waar deze thuishoort. Exchange slaat de e-mail op en biedt gebruikers dezelfde berichtweergave voor e-mailgesprekken die ze elke dag gebruiken voor hun eigen postvakken. Ondertussen slaat SharePoint de documenten op, waardoor het cocreatie en de versie van het document op tafel komen. Exchange synchroniseert voldoende metagegevens vanuit SharePoint om de documentweergave in Outlook te maken (bijvoorbeeld documenttitel, datum met laatste wijziging, laatst gewijzigde auteur, grootte).
Docubird maakt het eenvoudig
Met Docubird kunt u alle metadata eenvoudig aan deze documenten toevoegen, dat kan handmatig maar ook geheel geautomatiseerd in een proces op de achtergrond. Docubird kan alle relevante e-maildata geautomatiseerd als metadata aan de email toevoegen waardoor het zoeken naar deze data heel eenvoudig wordt.
