Durch das Hinzufügen von Metadaten, wie z.B. Projektnummern oder Kundennamen zu Dokumenten, können Sie alle Dokumente und E-Mails in Teams, SharePoint und OneDrive sicher speichern und abrufen. Dies kann einfach durch die Verknüpfung von Docubird mit Microsoft CRM, Exact oder anderen Datenbanken mit Projekt-, Kunden- oder Lieferanteninformationen geschehen. Docubird bietet, ob obligatorisch oder nicht, die Möglichkeit, die entsprechenden Metadaten aus den verlinkten Datenbanken zu den Dokumenten hinzuzufügen. Dies verhindert eine Verunreinigung der Metadaten und erleichtert das Wiederauffinden und die Sicherheit.
Die wichtigsten Bereiche für Metadaten sind:
- Vorratsspeicherung von Daten
- Verwaltung von Aufzeichnungen
- Schutz vor Datenverlust (DLP)
- eDiscovery
- PII und Datenschutzklassifizierung
Was ist Dataretention?
Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind eine Reihe von Regeln, die beschreiben, welche Daten wie lange gespeichert werden. Datenaufbewahrungsrichtlinien sind Teil der Data Governance, die alle Aspekte der Datenverwaltung abdeckt, z. B. auch den Zugang (Rechte) zu den Daten.
Im Wesentlichen geht es dabei um folgende Punkte:
- Welche Daten (Dokumente und E-Mails)?
- Wer verwaltet die Daten (Dokumente und E-Mails)?
- Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Dokumente und E-Mails?
- Gibt es rechtliche Anforderungen?
Was ist Records Management?
Records Management kann ins Niederländische mit Archivmanagement übersetzt werden. Es umfasst alle Dokumente (und möglicherweise Multimedia-Dateien), die in einem Unternehmen archiviert werden. In einem IT-Kontext bezieht sich der Begriff in der Regel auf die digitale Archivierung mit einem DMS wie SharePoint, Teams und OneDrive.
Was ist Data Loss Prevention (DLP)?
Unter Data Loss Prevention (DLP) versteht man das Aufspüren und Verhindern von Datenverletzungen, Exfiltration (Datenlecks) oder unerwünschter Zerstörung sensibler Daten. Unternehmen nutzen DLP, um ihre Daten zu schützen und zu sichern und die Vorschriften einzuhalten.
Was ist eDiscovery?
eDiscovery ist ein Prozess, z. B. als Reaktion auf ein Ersuchen einer Aufsichtsbehörde, ein Offenlegungsersuchen oder einen Rechtsstreit, bei dem in kurzer Zeit riesige Informationsmengen durchsucht, strukturiert und präsentiert werden müssen. Dies sollte auf verantwortungsvolle und transparente Weise geschehen, damit alle Beteiligten die Ergebnisse dieser Suche nutzen können.
Erkennung persönlich identifizierbarer Informationen (PII) mit Azure AI über Docubird
Um die AVG-Richtlinien zu erfüllen, müssen Organisationen sensible Informationen schützen und verhindern, dass sie versehentlich offengelegt werden. Docubird nutzt Azure Cognitive Search, um diese sensiblen Informationen zu erkennen und mit der entsprechenden Klassifizierung zu versehen.
Was sind persönlich identifizierbare Informationen?
Persönlich identifizierbare Informationen (PII) sind alle Daten, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden können, z. B. Namen, Führerscheinnummern, Sozialversicherungsnummern, Bankkontonummern, Passnummern, E-Mail-Adressen und mehr. Vorschriften wie die von AVG verlangen einen strengen Schutz der Privatsphäre der Nutzer.
Erkennung von PII mit Azure Cognitive Search
Docubird nutzt Azure Cognitive Search, um PII zu erkennen. Azure Cognitive Search ist eine Cloud-Lösung, die Docubird-Entwicklern APIs und Dienstprogramme zur Verfügung stellt, um ihren Daten, Inhalten und Anwendungen ein umfassendes Sucherlebnis hinzuzufügen. Die kognitive Suche ermöglicht es Ihnen, kognitive Fähigkeiten hinzuzufügen, um KI-Prozesse während der Indizierung anzuwenden. Auf diese Weise können neue Informationen und Strukturen hinzugefügt werden, die für die Suche und andere Szenarien nützlich sind.
DerSkillAzurePII Detectionerkennt persönlich identifizierbare Informationen in einem Dokument und ermöglicht es Ihnen, diese auf verschiedene Arten zu klassifizieren. Dieser Skill nutzt die maschinellen Lernmodelle, die von Text Analytics in Cognitive Services bereitgestellt werden.
Wenn ein Dokument in SharePoint, Teams oder OneDrive über Docubird angefordert wird, scannt Azure Cognitive Search das Dokument auf PII. Basierend auf den gefundenen Informationen wird es nach dem folgenden Klassifizierungsschema kategorisiert:
- Streng vertraulich: Geben Sie die wichtigsten Daten nur an benannte Empfänger weiter.
- Vertraulich: Eingeschränkte Verbreitung auf einer Need-to-know-Basis.
- Allgemein: Tägliche Arbeit, interner Austausch innerhalb der Organisation.
- Öffentlich: Unbegrenzt und Freigabe für die Außenwelt möglich.
Die Einstufungen "Streng vertraulich" und "Vertraulich" können den Dokumenten automatisch hinzugefügt werden. Sollte die PII-Erkennung nicht schlüssig sein, kann das Dokument durch einen Datenschutzbeauftragten eingestuft werden. Dies kann automatisch über Microsoft Power Automate erfolgen.
Möchten Sie mehr erfahren? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo, um die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen zu besprechen.
