Zu den Grundsätzen des AVG gehört, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für den Zweck, für den sie verwendet werden, erforderlich ist. So müssen z.B. Antragsschreiben und der Schriftverkehr rund um den Antrag (Zeugnisse und Führungszeugnisse) 4 Wochen nach Abschluss des Antragsverfahrens vollständig aus allen Systemen gelöscht werden. Eine Gesundheitserklärung für eine Lebensversicherung sollte nur 24 Stunden lang aufbewahrt werden. Wie handhabt Ihre Organisation die Aufbewahrungsfristen?
Strategie der Zurückhaltung und Einstellungen zur Zurückhaltung
Mit Hilfe von "Aufbewahrungs-Tags" können Sie eine Aufbewahrungsstrategie einrichten. Die Strategie basiert auf der Zuweisung von Metadaten (z. B. einer Aufbewahrungsfrist) zu E-Mails und Dokumenten durch Verknüpfung der Metadaten mit dem Dokumententyp.
Aufbewahrungskennzeichen werden verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf Ordner und einzelne Elemente wie E-Mail-Nachrichten und Dokumente anzuwenden. Diese Einstellungen geben an, wie lange eine Nachricht in einem Postfach oder auf einer SharePoint-Website aufbewahrt werden kann und welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, wenn die Nachricht das angegebene Aufbewahrungsalter erreicht. Wenn eine Nachricht das Aufbewahrungsalter erreicht, wird sie in das benutzereigene Archiv verschoben oder gelöscht.
Dokumenttyp-Tag (Inhaltstyp)
Durch die Angabe des Dokumententyps werden den E-Mails und Dokumenten automatisch Metadaten, wie z. B. ein Aufbewahrungsetikett, hinzugefügt. Dokumenttypen werden in der Metadatenrichtlinie definiert und in SharePoint aufgenommen. Beispiele für Dokumenttypen sind:
- Bewerbungsschreiben oder E-Mail
- Antrag auf Lebensversicherung
- Gesundheitserklärung
- Beschwerdeschreiben oder E-Mail
- Ansprüche auf Krankengeld
Eigentlich alle Dokumenttypen, die personenbezogene Daten enthalten.
Dokument-Tags werden E-Mails und Dokumenten je nach Dokumenttyp automatisch hinzugefügt. Nachrichten und Dokumente, auf die ein Dokument-Tag angewendet wird, werden immer auf der Grundlage der Dokument-Tag-Einstellungen verarbeitet.
Maßnahmen zur Zurückhaltung
Wenn ein Aufbewahrungs-Tag erstellt oder konfiguriert wird, kann eine der folgenden Aufbewahrungsaktionen ausgewählt werden, die ausgeführt wird, wenn ein Objekt das Aufbewahrungsalter erreicht:
- Zum Archiv
- Entfernen und wiederherstellen lassen
- Dauerhafte Löschung
- Als überschrittene Aufbewahrungsfrist markieren
Wenn Sie die Erstellung von Aufbewahrungsrichtlinien planen, sollten Sie überlegen, ob diese sowohl Archivierungs- als auch Löschkennzeichen enthalten.
Hinzufügen von Aufbewahrungsfristen über Dokumenttyp-Tags mit Docubird
Docubird erleichtert das Hinzufügen von Dokumenttyp-Tags (Inhaltstyp) zu E-Mails und Dokumenten.
In SharePoint spezifizierte Dokumenttypen werden einfach über Docubird angeboten und vom Benutzer ausgewählt. Docubird fügt dann automatisch alle Metadaten, die mit diesem Dokumententyp verbunden sind, wie z.B. die Aufbewahrungsfrist, der E-Mail oder dem Dokument hinzu.
