Freigegebene Postfächer in SharePoint anstelle von Outlook

Gemeinsame Postfächer werden verwendet, wenn mehrere Personen Zugriff auf dasselbe Postfach benötigen, z. B. für Unternehmensinformationen oder Support-E-Mail-Adressen, den Empfang oder andere Funktionen, die von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden können. Sie können die gemeinsame Mailbox auch als Kalender für gemeinsame Teams verwenden.

Darüber hinaus werden E-Mails und Dokumente traditionell in zwei getrennten Datenspeichern aufbewahrt. Die meisten Unternehmen arbeiten mit beiden Medien zusammen. Die Herausforderung besteht darin, dass sowohl auf E-Mails als auch auf Dokumente über verschiedene Clients zugegriffen werden kann. Dies führt in der Regel zu einer verminderten Produktivität der Benutzer und einer schlechteren Benutzererfahrung.

Und ...,

• Ein gemeinsames Postfach ist jedoch nicht für eine direkte Anmeldung vorgesehen. Das Benutzerkonto für die gemeinsame Mailbox selbst muss deaktiviert bleiben.
• Wenn zu viele designierte Benutzer gleichzeitig auf ein gemeinsames Postfach zugreifen (empfohlen werden nicht mehr als 25), kann es vorkommen, dass sie zeitweise keine Verbindung herstellen können oder dass Inkonsistenzen auftreten, wie z. B. doppelte Nachrichten im Postausgang.
• Ihr gemeinsames Postfach kann bis zu 50 GB an Daten speichern, ohne dass ihm eine Lizenz zugewiesen wird. Danach müssen Sie dem Postfach eine Lizenz zuweisen, um mehr Daten zu speichern. Diese ist dann ebenfalls auf 100 GB begrenzt. Wenn ein gemeinsames Postfach sein Speicherlimit erreicht, können Sie eine Zeit lang E-Mails empfangen, aber keine neuen E-Mails senden. Danach empfängt es keine E-Mails mehr. Die Absender des Postfachs erhalten eine Quittung ohne Zustellung.
• Benutzerberechtigungen: Sie müssen den Benutzern die Berechtigung (Mitgliedschaft) zur Nutzung des gemeinsamen Postfachs erteilen. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein gemeinsames Postfach verwenden. Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Personen mit einem Google Mail-Konto) keinen Zugriff auf Ihr gemeinsames Postfach gewähren.
• Sie können keine E-Mails verschlüsseln, die aus einem gemeinsamen Posteingang gesendet werden. Das liegt daran, dass ein gemeinsamer Posteingang keinen eigenen Sicherheitskontext (Benutzername/Kennwort) hat, so dass ihm kein Schlüssel zugewiesen werden kann.

Standortpostfächer in Microsoft 365

Eine bessere Alternative ist der Wechsel zu Microsoft 365 Gruppen mit Sitepostboxen in SharePoint. Sitepostboxen sind gemeinsame Postfächer, die es Ihnen ermöglichen, E-Mail-Nachrichten und Dokumente an einem Ort auf einer SharePoint-Website zu koordinieren und alle gemeinsamen Dateien zu speichern. Das Standortpostfach ist eine Lösung für dieses Problem. Standortpostfächer verbessern die Zusammenarbeit und die Benutzerproduktivität, indem sie den Zugriff sowohl auf Microsoft SharePoint-Dokumente als auch auf Exchange-E-Mails über dieselbe Client-Schnittstelle ermöglichen. Funktionell besteht ein Standortpostfach aus einer SharePoint-Titelmitgliedschaft (Eigentümer und Mitglieder), einem gemeinsamen Speicherplatz über ein Exchange-Postfach für E-Mail-Nachrichten und eine SharePoint-Website für Dokumente sowie einer Verwaltungsschnittstelle, die die Anforderungen an Einrichtung und Lebenszyklus erfüllt.

Wenn ein Projektmitglied eine E-Mail oder ein Dokument über das Team-Postfach einreicht, kann jedes Projektmitglied auf den Inhalt zugreifen. Sitepost-Boxen ermöglichen den Benutzern einen einfachen Zugriff auf die E-Mails und Dokumente für die Projekte, an denen sie gerade arbeiten. Außerdem kann auf dieselben Inhalte direkt von der SharePoint-Website aus zugegriffen werden. Mit Website-Postfächern bleiben die Inhalte dort, wo sie hingehören. Exchange speichert E-Mails und bietet den Benutzern dieselbe Nachrichtenansicht für E-Mail-Konversationen, die sie jeden Tag für ihre eigenen Postfächer verwenden. SharePoint hingegen speichert Dokumente, wobei die Miterstellung und die Version des Dokuments mit einbezogen werden. Exchange synchronisiert genügend Metadaten von SharePoint, um die Dokumentenansicht in Outlook zu erstellen (z. B. Dokumententitel, Datum der letzten Änderung, Autor der letzten Änderung, Größe).

Docubird macht es einfach

Mit Docubird können Sie ganz einfach alle Metadaten zu diesen Dokumenten hinzufügen, was sowohl manuell als auch vollautomatisch im Hintergrund geschehen kann. Docubird kann automatisch alle relevanten E-Mail-Daten als Metadaten zur E-Mail hinzufügen, was die Suche nach diesen Daten sehr einfach macht.