Een collega vraagt of je de klantdossiers even naar OneDrive synct. Zo werk je in de vertrouwde Verkenner, net als de afgelopen twintig jaar. Het klinkt handig. Toch raadt Docubird het af, want je raakt er meer mee kwijt dan je denkt. Richard Schouten, accountancy-specialist bij Docubird, krijgt de vraag geregeld. In deze blog vertelt hij waarom syncen je uiteindelijk werk, overzicht en tijd kost, en wat wel werkt.
Je raakt werk kwijt bij grote kantoren
OneDrive synct maximaal 300.000 items. Dat lijkt veel. Bij een kantoor boven de 25 medewerkers zit je daar zo overheen. Vanaf dat punt loopt de synchronisatie vast. Je denkt dat een stuk netjes op SharePoint staat, terwijl de sync ongemerkt is gestopt. Gaat je laptop kapot, dan is dat document weg. Meestal merk je het precies op het verkeerde moment, midden in de drukke periode.
Nieuwe documenten verliezen hun metadata
Bij syncen zie je de bestandsnaam, de datum en wie iets aanpaste. De rest van de metadata blijft achter. Zet iemand een nieuw document via de Verkenner in de gesynchroniseerde map, dan mist het die metadata volledig. Juist die metadata is de basis onder Copilot. Zonder metadata doet Copilot niets met je dossiers. Documenten die je aanpast gaan wel goed, want die hadden hun metadata al. De pijn zit bij alles wat nieuw binnenkomt.
Syncen vertraagt je laptop
De OneDrive App vreet processorkracht als het aantal documenten toeneemt. Het resultaat is, een tragere laptop en vaker een belletje naar de helpdesk. Veel gedoe voor iets wat je niet nodig hebt.
Vertrouwd werken zonder de risico’s
Waarom vragen mensen dan toch om die sync? Omdat het eruit ziet als de vertrouwde Verkenner. Precies dat gevoel geeft Docubird je terug, alleen dan in een webomgeving. Je bladert door je mappen zoals altijd, met je metadata intact, zonder limiet en zonder trage laptop. Laatst sprak ik een accountant die Docubird aanzette. Binnen een ochtend snapte hij niet meer waarom hij die OneDrive sync ooit had gewild.
Binnenkort krijg jij deze vraag ook. Loop dan eerst deze drie punten na voordat je iets synct. Meestal houd je meer overzicht door slim te werken in SharePoint zelf, zonder ook maar iets te syncen.