Je denkt dat je klantdossiers netjes onder de bewaarplicht vallen. Alles staat in SharePoint, met de juiste termijnen en labels. Toch kan er stilletjes een stuk tussendoor glippen dat buiten dat schema valt, zonder dat iemand het merkt. Dat gebeurt vaker zodra je dossierstukken synct naar OneDrive. Richard Schouten, accountancy-specialist bij Docubird, legt uit hoe dat werkt. In deze blog vertelt hij waarom een gesynct document je bewaarplicht ondermijnt, en hoe je grip houdt op wat je bewaart en wanneer je het opruimt.
Bewaartermijnen hangen aan labels
In Microsoft 365 kun je de bewaarplicht regelen met labels. Zo’n label kan bepalen hoe lang een document blijft en wanneer het weg mag. Ook de controle op het delen van gevoelige stukken werkt op die labels. Alles draait om documenten die in SharePoint staan, met het juiste label erop. Zo lang dat klopt, verloopt je bewaarplicht op de achtergrond, zonder dat je erover na hoeft te denken.
Een nieuw gesynct document komt zonder label binnen
Zet iemand via een gesynchroniseerde Verkenner-map een nieuw stuk in het dossier, dan komt het binnen zonder label. Dat is dezelfde reden waarom zulke documenten hun metadata missen. Zonder label valt het stuk buiten je bewaarschema. Het staat er wel, maar het telt niet mee. De termijnen die je zorgvuldig hebt ingericht, gaan er domweg aan voorbij.
Het risico dat je niet ziet
In de map ziet zo’n document er volkomen normaal uit. Niets wijst erop dat het buiten de regels valt. Pas bij een controle, een klacht of een overdracht kom je erachter dat je niet kunt aantonen hoe lang je het bewaarde, of wanneer je het had moeten opruimen. Voor een accountant is dat een probleem, want je moet je dossiervorming kunnen verantwoorden. Juist dat je het niet aan het document ziet, maakt het lastig.
Houd bewaren en opruimen op één plek
Je voorkomt dit door dossierstukken niet te verspreiden over gesyncte kopieën, maar op één plek te houden waar labels en termijnen automatisch meelopen. Docubird bewaart je dossiers in SharePoint, met de vertrouwde Verkenner-ervaring, zodat elk stuk onder hetzelfde schema valt. Zo weet je zeker dat bewaren en opruimen kloppen, zonder dat je er zelf op hoeft te letten.
Wil je weten of je bewaarplicht echt klopt? Loop na welke documenten los op laptops of in OneDrive staan. Alles wat buiten SharePoint leeft, valt waarschijnlijk ook buiten je schema.