Of je nu precies weet waar een bestand staat of niet, met Docubird vind je het snel terug. Je kunt zoeken binnen een specifieke bibliotheek of juist over alle locaties heen. Hieronder lees je hoe de verschillende zoekfuncties je helpen om sneller het juiste bestand te vinden.
Zoekbalk (met of zonder Strict Search)
Algemeen zoeken
De zoekbalk bovenaan je Docubird-omgeving werkt vergelijkbaar met die van SharePoint. Je krijgt resultaten uit alle onderliggende bestandslocaties waarin de zoekterm voorkomt; in de naam, in metadata of in de inhoud van bestanden. Weet je al in welke bibliotheek het bestand zich bevindt? Navigeer daar eerst naartoe om gerichtere zoekresultaten te krijgen.
Zoeken met Strict Search
Schakel de optie Strict Search in de zoekbalk in om alleen resultaten te zien waarbij de zoekterm voorkomt in de daadwerkelijke map- of bestandsnaam. Wanneer je (een deel van) de naam kent, krijg je zo snel een nauwkeurig resultaat, zonder onnodige extra hits.
Filtering op metadata
Gebruik het filtericoon binnen een documentbibliotheek om de beschikbare metadata-velden te bekijken. Je kunt hier bijvoorbeeld mee zoeken op klantnaam, project, status of documenttype. De beschikbare metadata velden zijn afhankelijk van de inrichting van jouw organisatie.
Zoeken op metadata helpt je om snel te filteren, en kan in sommige organisaties zelfs de traditionele mappenstructuur vervangen. Zolang je de juiste documentbibliotheek kent, hoef je nooit meer te onthouden in welke map een bestand staat.
Geavanceerd zoeken
Met geavanceerd zoeken kun je meerdere zoekcriteria combineren, zoals:
- trefwoord of naamdeel
- bibliotheek
- contenttype
- aanmaakdatum
- laatste bewerker
Docubird zoekt niet alleen op bestandsnamen, maar ook in de metadata die aan documenten zijn gekoppeld. Zo vind je ook bestanden waarvan de naam niet exact overeenkomt, maar waarvan de inhoud of metadata wel relevant is.