Metadata helpt je documenten sneller terug te vinden, beter te organiseren en vormt de basis voor slimme automatisering en toekomstbestendige processen. Tijdens het opslaan van bestanden of e-mails biedt Docubird direct de mogelijkheid om metadata te koppelen. Zo onstaat er een vastlegging die eenvoudig kan worden gebruikt voor workflows, herinneringen, structurering, rapportages of analyses met Copilot.
Wat is metadata
Metadata is informatie over een document, zoals klant, project, documenttype of status. Door deze velden consequent in te vullen, wordt elke opslagactie meteen een stukje slimmer. Zelfs als je organisatie nog geen automatisering gebruikt, helpt metadata om overzicht te houden en alvast de structuur te leggen voor toekomstige processen.
Beter zoeken en filteren
Het grootste directe voordeel van metadata is de snelheid waarmee je informatie kunt terugvinden. In plaats van te bladeren door mappen kun je filteren op eigenschappen als project, klantnaam of documenttype. Je hoeft dus niet te weten waar iets staat, zolang je weet wat je zoekt.
Consistente documentstructuur
Door metadata consequent toe te voegen, ontstaat een uniforme manier van werken binnen je organisatie. Documenten worden gemakkelijker herkend, gedeeld en onderhouden, omdat ze overal dezelfde eigenschappen bevatten. Een goed ingerichte set metadata kan traditionele mappenstructuren grotendeels vervangen, wat zorgt voor minder duplicatie en meer overzicht.
Automatisering met metadata
Metadata vormt de basis voor veel toekomstige automatisering binnen Microsoft 365 en Docubird. Op basis van metadata kunnen processen automatisch worden gestart, zoals:
- Goedkeuringsflows bij statuswijzigingen
- Herinneringen voor documenten met een verloopdatum
- Rapportages per project of documenttype
- Automatisch verplaatsen of archiveren van bestanden
Zelfs wanneer deze processen nog niet zijn ingericht, helpt metadata nu al om de juiste structuur en datakwaliteit op te bouwen.
Gebruik van metadata in Copilot
Ook Microsoft Copilot maakt gebruik van metadata om gerichte en betrouwbare antwoorden te geven. Wanneer documenten duidelijke metadata bevatten, kan Copilot context beter begrijpen, bestanden sneller vinden en accurater samenvatten. Het toevoegen van metadata verhoogt daarmee direct de waarde van Copilot binnen je Microsoft 365-omgeving.
Voorbeeldscenario
Accountmanager Lisa bereidt een bezoek aan haar klant Contoso voor. Ze opent Copilot en vraagt: “Wat speelt er op dit moment bij klant Contoso?” Omdat alle documenten en e-mails in Docubird zijn opgeslagen en verrijkt met de juiste metadata, krijgt ze binnen enkele seconden een samenvatting van de laatste communicatie, openstaande acties en actuele projectstatussen. Zo bespaart ze waardevolle tijd en hoeft ze niet langer handmatig te zoeken in verschillende mailboxen en documentatie.
Aanbevolen aanpak
- Vul altijd de beschikbare metadata-velden in bij het opslaan van documenten of e-mails.
- Beperk het aantal velden tot wat écht relevant is, zodat gebruikers snel en consequent invullen.
- Stem met Docubird af welke metadata-velden het beste aansluiten op jullie werkprocessen.
- Begin nu met consistente invoer, ook zonder directe automatisering, zodat je organisatie klaar is voor de volgende stap.
Meer weten
Wil je advies over het inrichten van metadata of het koppelen aan workflows, rapportages of Copilot? Neem contact op met Docubird voor ondersteuning bij een metadata-structuur die past bij jouw organisatie.