Met Docubird kun je bestanden direct omzetten naar PDF, zonder de app te verlaten. Dit is handig wanneer je documenten wilt delen in een vaste opmaak of wilt archiveren zonder bewerkbare versies achter te laten. De functie is zowel beschikbaar in de Docubird Document Manager als in de add-ins voor Outlook en Office.
PDF downloaden of opslaan
Docubird kent 2 manieren van PDF-creatie, afhankelijk van waar je de nieuwe PDF wilt bewaren:
- Opslaan als PDF
Maak een PDF-kopie en sla deze op binnen Docubird. De originele versie blijft bewaard en de PDF wordt toegevoegd aan dezelfde opslaglocatie in SharePoint of Teams. Gebruik dit wanneer je de PDF wilt delen met collega’s of onderdeel wilt maken van het dossier. - Download als PDF
Download een PDF-kopie naar je apparaat. De PDF wordt niet in Docubird opgeslagen. Gebruik dit wanneer je het document lokaal wilt opslaan of extern wilt delen.
Je kunt niet alleen Word-documenten, maar ook andere bestandstypen converteren naar PDF (zoals Excel).
PDF’s aanmaken via het actiemenu
De opties Opslaan als PDF en Download als PDF zijn direct te gebruiken vanuit Docubird Document Manager (app.docubird.com) en de add-in voor Outlook en Office.
- Navigeer naar de juiste bestandslocatie
- Open het actiemenu (⋯)
- Kies Opslaan als PDF of Download als PDF
E-mails en bijlagen als PDF opslaan
Wanneer je de Docubird voor Outlook add-in gebruikt, kunnen e-mails en bijlagen eenvoudig worden geconverteerd zonder Outlook te verlaten.
- Open Docubird for Outlook
- Navigeer naar de juiste map
- Selecteer de gewenste berichten of bijlagen
- Bevestig de opslaglocatie
- Klik op Opslaan als PDF
Als je een e-mail of bijlage als PDF opslaat, bewaart Docubird enkel de PDF-versie. Het originele .eml-bestand blijft uiteraard gewoon bestaan in Outlook.