Met Docubird kun je bestanden openen met online synchronisatie, zodat je direct in de gedeelde cloudversie werkt. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen in SharePoint of Teams en zijn direct zichtbaar voor collega’s. Zo voorkom je dubbele versies en kun je via de Versiegeschiedenis in Microsoft 365 eerdere iteraties terughalen.
Openen in App
Wanneer je een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand opent, stelt Docubird automatisch voor om dit in de bijbehorende app te openen. De liveversie van het bestand wordt geopend in het werkprogramma op je computer, waarbij wijzigingen automatisch worden opgeslagen.
De eerste keer dat je dit doet, vraagt Microsoft om toestemming:
- Klik op Altijd toestaan om deze melding voortaan over te slaan.
- Maak eenmalig verbinding met OneDrive om synchronisatie mogelijk te maken.
OneDrive maakt hierbij geen kopie in je persoonlijke opslag, maar zorgt alleen voor de technische verbinding tussen je computer en de cloud. Je hoeft het bestand niet handmatig op te slaan; alle aanpassingen blijven direct up-to-date voor de rest van de organisatie.
Openen in browser
Met Openen in browser werk je in de online versie van Microsoft Office of de PDF-viewer van je browser, zonder dat het programma op je computer geïnstalleerd hoeft te zijn. Deze optie is handig wanneer je:
- het programma niet hebt geïnstalleerd;
- snel iets wilt bekijken of bewerken;
- op een andere apparaat werkt.
De online werkprogramma’s bieden vrijwel dezelfde functionaliteiten als de desktopversies. Wijzigingen worden direct opgeslagen en gesynchroniseerd met SharePoint of Teams.
Andere bestandstypen openen
Ook andere bestandstypen, zoals kladblokken of bestanden uit andere software, kun je via het actiemenu in app of in browser openen. Hierdoor blijft het bestand gesynchroniseerd, worden aanpassingen automatisch opgeslagen en ontstaat er een versiegeschiedenis.
Downloaden naar de computer
Downloaden blijft mogelijk en kan handig zijn wanneer je een document extern wilt delen (bijvoorbeeld via e-mail) of wilt gebruiken als basis voor een nieuwe, losstaande versie. Let wel: bij downloaden ontstaat een lokale kopie die niet wordt gesynchroniseerd met Docubird of Microsoft 365. Om wijzigingen te bewaren, moet je het bestand handmatig uploaden of de bestaande versie overschrijven.
Versiegeschiedenis in Microsoft 365
Microsoft kent een automatische versiegeschiedenis. Daarmee kun je eerdere versies bekijken, vergelijken of herstellen. Open hiervoor het actiemenu van een bestand en kies Versiegeschiedenis. Er verschijnt een overzicht van alle opgeslagen versies, inclusief datum, tijd en de naam van de gebruiker die wijzigingen heeft aangebracht.