Twee vestigingen, twee systemen, en te veel tijd kwijt aan zoeken. Maatman Accountants zocht een oplossing die doet wat het belooft. Die vonden ze in Docubird. Eigenaar Stephan Zijlstra vertelt.
Over Maatman Accountants
Branche: accountancy en advies | Vestigingen: Wolvega en Raalte | Bijna 50 jaar actief | 30 medewerkers | Fullservice: administratie, salarisadministratie, jaarrekeningen, aangiftes | Overstap naar Docubird voor Accountancy
Maatman Accountants in het kort
Maatman Accountants noemt zichzelf een standaard accountantskantoor met niet-zo-standaard accountants. Het kantoor bestaat bijna vijftig jaar en doet alles wat je van een accountant mag verwachten: administratie, salarisadministratie, jaarrekeningen, aangiftes. Fullservice, vanuit Wolvega en Raalte, met dertig medewerkers en een mooie mkb-portefeuille. Stephan Zijlstra is al vijftien jaar eigenaar. Hij noemt zichzelf een vreemde eend in de bijt, en dat past bij het beeld: iemand die weet wat hij wil en geen geduld heeft voor omslachtige systemen.
Twee vestigingen, twee systemen
Een aantal jaar geleden nam Maatman een kantoor over in Raalte. Die vestiging werkte met een ander documentmanagementsysteem dan de rest van de organisatie. Twee structuren naast elkaar, dat werkte niet. “We waren niet tevreden over de gebruiksvriendelijkheid van ons DMS,” vertelt Stephan. “De afslag richting SharePoint bleek lastig. De verschillen tussen de softwarestructuren werden heel zichtbaar. Dat kostte tijd, en zeker in ons vak is tijd geld.”
Het zoeken naar documenten was omslachtig. “Je moest heel specifiek zijn in je zoektermen,” zegt Stephan. “Er zaten lagen tussen die het moeilijk maakten. Het kon, maar het was nooit makkelijk.”
Van demo naar besluit
Via Richard Schouten, commercieel directeur bij Docubird en specialist in de accountancybranche, kwam Maatman bij Docubird terecht. Richard nam Stephan mee in zijn proces en vanaf het eerste moment was Stephan enthousiast. “Bij de eerste aanblik van Docubird zag ik al: dit is veel logischer,” zegt hij. “De simpelste dingen zijn vaak het moeilijkst. Juist de eenvoud van het product sprak me vanaf het begin aan.”
Simpel zoeken, snel vinden
Stephan noemt Docubird grappend “een beetje een non-product” en dat bedoelt hij als compliment. “Feitelijk is het niet anders dan je eigen bestanden terugvinden. Ondanks dat je een vergaarbak aan data in SharePoint hebt, is het toch complex om dingen terug te vinden. Docubird maakt dat simpel. De juiste documenten vinden, snel, zonder omhaal.”
Maatman draait volledig op Microsoft SharePoint. De integratie met Docubird lag daarom voor de hand. En wat het oplevert? “Efficiëntie,” zegt Stephan. “De simpliciteit maakt dat je sneller bent waar je moet zijn. Dat scheelt heel veel frustratie van dingen niet kunnen vinden. In de basis is het kernwoord efficiëntie.”
Eerste gebruiker, geen hinder
Maatman was een van de eerste accountantskantoren die met Docubird aan de slag ging. “We hebben er weinig van gemerkt dat we proefkonijn waren,” zegt Stephan. “Behalve dan de bijkomende voordelen: we konden meedenken in de structuur. We hebben alleen maar de vruchten geplukt van die rol.”
Over de samenwerking is hij kort en bondig. “Prettig. Zonder omhaal. Nuchter. Korte lijnen. En effectief: het doet wat het moet doen. Ze maken de dingen vooral niet ingewikkelder dan ze zijn.”
Ook de migratie verdient een vermelding. “Ik heb nog nooit zo’n simpele en soepele migratie ervaren als deze,” zegt Stephan.
Tip voor collega-kantoren
Zijn tip voor collega-kantoren? Stephan hoeft er niet lang over na te denken. “Wacht niet te lang. Klinkt gek, maar als dit product er eerder was geweest, was ik eerder overgestapt. Het is gewoon een oplossing die doet wat het belooft. Dit hadden we eerder moeten hebben.”