Je collega is ziek. Een klant belt met een vraag over zijn aangifte van vorig jaar. Je opent de map en ziet: “Jansen definitief v3”, “Jansen aangifte nieuw”, “Jansen FINAL”. Welke is de juiste? En waar staat de mail waarin hij akkoord gaf?
Dit scenario speelt dagelijks op accountantskantoren. Niet omdat medewerkers slordig zijn, maar omdat iedereen zijn eigen systeem hanteert. En juist in de aangifteperiode of bij samenstelwerk merk je de pijn het meest. Dan is er geen tijd om te zoeken of nog even op te ruimen.
In deze blog lees je waarom een uniforme dossierstructuur het verschil maakt en hoe je die stap voor stap opbouwt.
Iedereen werkt anders en daar gaat het mis
Accountants werken grotendeels op dezelfde manier. Dezelfde aangiftes, dezelfde jaarrekeningen, dezelfde correspondentie. Maar als het om het opslaan van documenten gaat, hanteert vrijwel elk kantoor, en vaak elke medewerker, een eigen systeem. Natuurlijk zijn er afspraken over naamgeving en opslaglocaties, maar onder tijdsdruk wijkt bijna iedereen daar weleens van af. Documenten belanden op de verkeerde plek. En zodra een collega iets moet overnemen, begint het zoeken.
Structuur helpt ook bij bewaarplicht en controles
Een goede dossierstructuur is niet alleen prettig werken, het helpt ook bij compliance. Accountants hebben te maken met een bewaarplicht van zeven jaar. Bij een dossierreview zie je in een oogopslag of alle bijlagen aanwezig zijn, zonder dat iemand dat handmatig moet checken.
Zonder uniforme structuur ontbreekt die zekerheid. Dan hangt het af van wie het dossier heeft bijgehouden en hoe zorgvuldig diegene was.
Drie stappen naar werkbare dossiers
Begin met een heldere hoofdstructuur die past bij hoe jullie werken. Per klant, per jaar, per documenttype. Houd het simpel. Hoe meer submappen, hoe meer ruimte voor interpretatie.
Spreek vaste bestandsnamen af als kantoorbreed beleid. In plaats van “Jansen definitief nieuw” kies je altijd voor “2025 VPB aangifte Jansen”. Jaar, type, klantnaam. Altijd in dezelfde volgorde, zodat alles vanzelf chronologisch sorteert.
Maak opslaan makkelijker dan niet opslaan. Als de juiste locatie drie klikken kost en het bureaublad maar een, wint het bureaublad. Zorg dat de goede optie ook de makkelijkste is.
Structuur betaalt zich terug
Een collega die binnen een minuut vindt wat hij zoekt. Een klant die snel antwoord krijgt. Een dossier dat compleet is voor de accountantscontrole zonder handmatige checks. Dat levert een goede structuur op. Niet spectaculair, maar wel elke dag opnieuw.
Docubird voor Accountancy genereert een vaste documentstructuur, waardoor documenten altijd op een herleidbare plek staan. Tijdens het opslaan worden ze voorzien van metadata, zodat je ze terugvindt, zelfs als de bestandsnaam afwijkt. Geen keuze meer tussen snel en goed.
Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Richard laat het je graag zien in een korte demo.