De klok tikt. Jaarrekeningen moeten af, belastingaangiftes wachten en klanten bellen met urgente vragen. Maart tot mei is voor veel accountantskantoren de periode waarin alles tegelijk moet gebeuren. En dan gebeurt het: documentbeheer wordt uitgesteld tot “na de deadline.”
Die stapels e-mails blijven onaangeroerd in je inbox. Belangrijke documenten verdwijnen in ad-hoc-mapjes. En die keurig opgezette dossierstructuur? Die raakt ondergesneeuwd onder de tijdsdruk van het hoogseizoen.
Het probleem van achteraf reconstrueren
“We regelen het wel na mei,” is een zin die in veel kantoren klinkt. Maar wat niemand hardop zegt: achteraf reconstrueren kost vaak meer tijd dan tijdens het werk opslaan.
Een voorbeeld uit de praktijk. Een klant belt in september met vragen over zijn jaarrekening. De betreffende accountant is ondertussen met vakantie, en zijn vervanger moet op zoek naar de correspondentie uit april. E-mails zitten verspreid over persoonlijke mapjes, conceptdocumenten staan nog op de desktop, en belangrijke adviezen zijn nooit netjes weggezet.
Het gevolg: een uur zoeken voor een antwoord dat in twee minuten te geven was. En de klant denkt: “Waarom duurt dit zo lang?”
Waarom snelheid tijdens het hoogseizoen zo belangrijk is
Accountantskantoren werken met vaste deadlines die niet verschuiven. De belastingdienst wacht niet tot je je documenten op orde hebt. Klanten verwachten snelle antwoorden, ook als je agenda propvol staat.
Tegelijkertijd heeft de sector te maken met structurele personeelstekorten. Minder mensen moeten hetzelfde werk verzetten. Dat betekent dat elk kwartier dat verloren gaat aan zoeken, een kwartier is dat niet besteed wordt aan echte toegevoegde waarde.
De rekening is simpel: vijf minuten zoeken per dag, vermenigvuldigd met een kwartaal hoogseizoen, kost je ruim zes uur productieve tijd. Per persoon.
Drie werkwijzen voor documentbeheer onder druk
Werkwijze 1: De vrijdagmiddag check
Plan elke vrijdagmiddag vijftien minuten om je week af te sluiten. Bekijk je verzonden items in Outlook. Welke e-mails horen in klantdossiers? Welke documenten staan nog op je desktop?
Deze kleine investering voorkomt dat je in september urenlang zit te zoeken naar correspondentie uit maart.
Werkwijze 2: De ‘snel-en-vuil’ organisatie
Perfecte dossierstructuren zijn luxe voor rustige perioden. Tijdens het hoogseizoen geldt: beter grofweg georganiseerd dan helemaal niet.
Maak een simpele verdeling: urgent-deze-week, belangrijk-deze-maand, en archief. Sorteer hier snel op en verfijn later.
Werkwijze 3: Gebruik tijdsdruk als motivator
Het hoogseizoen dwingt je om keuzes te maken. Welke informatie is echt belangrijk? Welke documenten ga je nooit meer nodig hebben?
Die tijdsdruk kan helpen om eindelijk die digitale rommelzolder op te ruimen waar je in rustige tijden nooit aan toekomt.
Van chaos naar controle
Het verhaal van een middelgroot accountantskantoor in Rotterdam illustreert hoe dit in de praktijk werkt. Tijdens het vorige hoogseizoen hadden ze nog het bekende probleem: iedereen bewaarde e-mails in persoonlijke mapjes, documenten stonden verspreid over verschillende systemen, en zoeken kostte meer tijd dan werken.
Dit jaar pakten ze het anders aan. Elke vrijdag namen ze vijf minuten om de week af te ronden. Belangrijke e-mails werden direct opgeslagen in de juiste klantdossiers. Ad-hoc mapjes werden wekelijks opgeruimd.
Het resultaat: minder stress, snellere antwoorden aan klanten, en een team dat na mei niet hoefde te reconstrueren wat er in maart gebeurd was.
Bulk opslaan aan het eind van de week
Tijdens drukke weken stapelen e-mails zich op. Je opent een e-mail van klant Jansen, beantwoordt hem, en gaat door naar de volgende. Opslaan doe je later wel.
Docubird lost dit op met bulk opslaan. Stel, je hebt deze week twintig mails gestuurd naar Bakkerij Jansen. In plaats van elke mail apart op te slaan, selecteer je ze allemaal in je verzonden items. Een klik op “bulk opslaan” en ze staan in het juiste klantdossier. Geen twintig keer klikken, maar een keer.
Ook voor losse mails scheelt het tijd. Je hoeft geen namen te selecteren uit eindeloze lijsten. Docubird weet dat [email protected] gekoppeld is aan drie verschillende BV’s en vraagt alleen: “Welke van deze drie?” In plaats van zoeken tussen duizenden klanten, kies je uit drie opties.
Alle e-mails behouden hun originele datum. Die e-mail van 18 april blijft gedateerd 18 april, ook al sla je hem op in mei. Zo kun je later nog steeds de chronologie volgen van wat wanneer gebeurde.
Een week e-mails opslaan kost zo nog geen twee minuten. En na het hoogseizoen hoef je niet te reconstrueren wie wat wanneer zei.
Wil jij ook stoppen met handmatig mails opslaan? Neem contact op met Richard Schouten of boek een demo.