Na de initiële aanschaf kun je het aantal Docubird-licenties beheren via het Microsoft 365-beheercentrum. Hier kun je eenvoudig extra licenties kopen wanneer de organisatie groeit, of licenties verwijderen als medewerkers uit dienst gaan. In de onderstaande stappen lees je hoe je dit aanpast.

Docubird-licenties beheren

Na de initiële aanschaf kunnen licenties worden beheerd via het Microsoft 365-beheercentrum.

1. Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Open het tabblad Facturering > Uw producten.
3. Selecteer de Docubird-licenties.
4. Klik op Licenties kopen of Licenties verwijderen.
5. Verhoog het aantal licenties.

Licenties kopen — Gebruik deze optie om het totale aantal licenties te verhogen, bijvoorbeeld bij het aannemen van nieuwe medewerkers of een bredere adoptie binnen de organisatie. Microsoft verwerkt de uitbreiding administratief, waarna de extra licenties automatisch worden geactiveerd (zie ‘2. Licenties toekennen aan gebruikers’).

Licenties verwijderen — Gebruik deze optie om het totale aantal licenties te verlagen, bijvoorbeeld wanneer een medewerker uit dienst gaat. Belangrijk: verwijder eerst de betreffende gebruiker in admin.docubird.com voordat je licenties afschaalt. Zo voorkom je dat Microsoft automatisch een licentie intrekt bij een willekeurige medewerker.

Licenties toekennen aan gebruikers

• Zijn er medewerkers die Docubird hebben geprobeerd te openen zonder dat er licenties beschikbaar waren? Dan worden licenties automatisch aan de laatste 2 personen die probeerden in te loggen toegekend.
• Is dat niet van toepassing of blijven er licenties vrij, dan worden deze automatisch toegekend aan de eerstvolgende gebruikers die Docubird opstarten.