Met Docubird voor Outlook kun je e-mails en bijlagen direct op de juiste plek opslaan. Zo houd je correspondentie overzichtelijk en wordt er voorkomen dat belangrijke informatie alleen in een persoonlijke mailbox blijft staan. In dit artikel lees je hoe je berichten opslaat, metadata toevoegt en bestanden met één klik omzet naar PDF.
Docubird for Outlook
Voor het gebruik van Docubird in Outlook (op desktop en in de mobiele app) is een add-in vereist. Als Docubird nog niet automatisch zichtbaar is in Outlook, volg dan de instructies in Aan de slag met Docubird.
Na het activeren van de add-in kun je Docubird openen via het Docubird-icoon. Gebruik het pin-icoon om het zijpaneel standaard geopend te houden, zodat je snel toegang hebt tijdens het werken in Outlook.
Ontvangen e-mails en bijlagen opslaan
Sla binnenkomende berichten of bijlagen direct op vanuit je mailbox.
- Open de e-mail
- Klik in het Docubird-icoon als het zijpaneel nog niet zichtbaar is
- Kies voor Opslaan
- Selecteer wat je wilt opslaan: de volledige e-mail of één of meerdere bijlagen
- Navigeer naar de juiste bestandslocatie
- Bevestig de opslag
Uitgaande e-mails opslaan
Je Docubird ook gebruiken om e-mails die jij zelf wilt verzenden direct op te slaan.
- Stel een nieuwe e-mail op
- Open het Docubird zijpaneel in Outlook
- Selecteer welke onderdelen je wilt opslaan (e-mail, bijlagen of beide)
- Klik op Opslaan en verzenden
Metadata toevoegen
Tijdens het opslaan van berichten toont Docubird de relevante metadata-velden die horen bij het type bestand. Je kunt deze direct invullen of aanpassen, zodat e-mails goed geordend blijven en later eenvoudig terug te vinden zijn. Waar mogelijk zal Docubird zelf een metadata voorstel doen aan de hand van de afzender en opslaglocatie, zodat je snel verder kunt.
Het koppelen van metadata zal in de toekomst steeds belangrijker blijken. Het zorgt niet alleen voor betere vindbaarheid, maar zal ook andere processen aanzienlijk versnellen. Denk aan het automatiseren van processen die op basis van metadata-velden worden ingesteld (bijv. herinneringen, goedkeuringsflows, rapportages of Copilot analyses). Voor een toekomstbestendige organisatie, raden we je aan om de ingestelde velden altijd te vullen.
Direct omzetten naar PDF
Je kunt e-mails en bijlagen direct opslaan als PDF. Dit is handig voor archivering of het delen van vaste, niet-bewerkbare versies van documenten. De optie Opslaan als PDF is beschikbaar tijdens het opslagproces en kan naar wens worden in- of uitgeschakeld.
Instellingen beheren
Heb je vaste voorkeuren voor het opslaan van e-mails of bijlagen? Pas deze aan via het instellingenmenu.
- Klik op het tandwiel in het Docubird-paneel
- Kies welke bestandslocaties je wilt weergeven
- Stel je standaard startpagina in (bijvoorbeeld SharePoint of OneDrive)
Bepaal hoe er standaard met bijlagen wordt omgegaan:
- Bijlagen automatisch selecteren
Voorkomt dat je bijlagen handmatig moet aanvinken tijdens het opslaan. Je kunt dit per situatie nog uitschakelen. - Bijlagen verwijderen uit e-mail bij opslag
Verwijdert bijlagen uit de opgeslagen versie van het e-mailbericht. De bijlagen kunnen nog steeds losstaand voor opslag worden geselecteerd. - E-mail converteren naar PDF bij opslag
Zet automatisch een PDF-versie van de e-mail of bijlage klaar. Deze optie kan per situatie worden uitgezet.
Je kunt desgewenst ook de metadata-velden voor e-mailheaders aanpassen, al is het in de meeste gevallen aanbevolen deze op de standaardwaarde te laten staan.