Vierhonderdduizend documenten. Zeven jaar bewaarplicht. En nul ruimte voor fouten. Toch besloot DVG Groep de overstap te maken van Hyarchis naar SharePoint, met Docubird als nieuwe dagelijkse werkplek. In deze case vertelt mede-eigenaar Marcel Hansen hoe dat ging en wat het oplevert.
Over DVG Groep
Branche: administratie, fiscaal en salarisadministratie | Vestigingen: Uithoorn en Hoofddorp | Actief sinds 1991 | 13 medewerkers | Overstap: van Hyarchis naar Docubird voor Accountancy | Migratie: 400.000 bestanden naar SharePoint
Een kantoor met twee gezichten
DVG Groep biedt administratieve, fiscale en salarisadministratieve dienstverlening vanuit Uithoorn en Hoofddorp. Marcel Hansen stapte veertien jaar geleden in als mede-eigenaar. “Ik neem de administratieve tak voor mijn rekening,” vertelt hij. “Mijn compagnon John de Vries doet het fiscale en de salarisadministratie.” Daarnaast is Marcel degene die zich bezighoudt met de automatisering binnen het kantoor. Beiden zijn 50% eigenaar, beiden ondernemer.
Tien jaar Hyarchis
Zo’n tien jaar geleden besloot DVG om serieus digitaal te gaan werken. Ze kozen voor Hyarchis als documentmanagementsysteem en stopten daar jarenlang al hun documenten in. Zes, zeven jaar geleden volgde de stap naar de cloud. Maar in de praktijk werd die vooral gebruikt als een soort digitale harde schijf. “We gebruikten misschien vijf procent van de mogelijkheden,” zegt Marcel. “We zetten de documenten erin en raadpleegden ze. Verder deden we er niets bijzonders mee.”
Ondertussen werd Microsoft 365 steeds belangrijker in het dagelijks werk. “Ons kantoor gebruikt het intensief,” vertelt Marcel. Op een gegeven moment lag de vraag voor de hand: waarom staan onze documenten niet gewoon in SharePoint, waar de rest van ons werk ook staat?
400.000 bestanden verhuizen
De stap van Hyarchis naar SharePoint was niet zomaar gemaakt. Er moesten 400.000 bestanden over. Dat is geen klusje voor een vrijdagmiddag. DVG ging op zoek naar een partij die niet alleen de migratie kon uitvoeren, maar ook het dagelijks werken in SharePoint overzichtelijk en werkbaar zou maken.
Met een groepje van vier mensen bekeek DVG demo’s van verschillende aanbieders. De keuze viel op Docubird. Marcel: “Het was de combinatie van mogelijkheden, gebruiksvriendelijkheid en het vertrouwen in de mensen erachter. Er kan natuurlijk van alles verteld worden, maar het moet ook nog gebeuren. Dan gaat het toch om het gevoel dat je erbij hebt.”
Dat de keuze gezamenlijk werd gemaakt, hielp ook. Doordat vier collega’s de demo’s samen hadden bekeken en samen hadden besloten, was het draagvlak binnen het kantoor vanaf het begin groter.
De migratie in het kort
De overstap van Hyarchis naar SharePoint duurde vier dagen. In die tijd zijn 400.000 bestanden overgezet, inclusief metadata die via een conversietabel is meegekomen. Een dag na de migratie volgde een kennissessie van 45 minuten. Daarna was iedereen aan het werk. Bewaartermijnen worden in een later stadium ingeregeld via Microsoft Purview.
Nu al resultaat
Marcel is eerlijk: DVG is nog maar kort bezig met Docubird. “Het beste pakket is altijd het pakket waarmee je werkt,” zegt hij. “Omdat je dat nu eenmaal gewend bent en weet waar de knoppen zitten.” Niet iedereen was direct om. Sommige collega’s werkten in het begin nog op de oude manier. Marcel vindt dat logisch. “Je moet er wel open voor staan.”
Maar er zijn nu al verrassende resultaten. Doordat de documenten in SharePoint staan, kan Marcel werken met Copilot. En dat levert direct iets op. “Als ik een vergelijking wil van omzetten en brutowinsten van een klant over de afgelopen vijf jaar, tik ik dat in Copilot. Er komt in een keer een tabel uit. Voorheen moest ik alle jaarrekeningen openen, een Excel-sheet maken, vergelijkingen maken en een rapport opstellen. Dat komt er nu verrassend snel uit.”
Die mogelijkheden hadden ze met Hyarchis niet. En dat terwijl DVG nog maar net begonnen is. Dat belooft veel voor de toekomst.
Samen pionieren
Als eerste gebruiker van het Accountancy-template liep DVG ook tegen kinderziektes aan. Dat hoort erbij als je vroeg instapt. Marcel is positief over de samenwerking met Docubird. “Ze zijn erg klantvriendelijk en reageren snel,” zegt hij. “Misschien ook omdat ze er zelf van leren, maar voor ons als klant is dat natuurlijk fijn.”
De overstap begon met het enthousiasme van Richard Schouten, commercieel directeur bij Docubird en specialist in de accountancybranche. Marcel: “Richard was heel overtuigend en er zat veel vertrouwen in de goede afloop. En hij heeft waargemaakt wat hij heeft gezegd.”
Tip voor collega-kantoren
Wat zou Marcel zeggen tegen een collega-kantoor dat twijfelt? “Zorg dat je documenten goed in SharePoint staan, zodat je Docubird er overheen kunt leggen. Dat is de eerste vereiste. Maar daarna biedt het heel veel extra mogelijkheden, dus ik zou het zeker doen.”
Ook over de migratie is hij positief. “De conversie was een prettige exercitie. Ze waren snel, vriendelijk en deden alles in overleg.”
Van vijf procent naar de volle honderd
DVG gebruikte jarenlang maar een fractie van wat er mogelijk was met hun documenten. Met de overstap naar SharePoint en Docubird doet het kantoor dat nu anders. Copilot-analyses die voorheen uren kostten, zijn er nu in seconden. En het kantoor is nog maar net begonnen.
“De echte voordelen moeten nog komen,” zegt Marcel. “Maar wat we nu al zien, is veelbelovend.”