Hoe deFinanseurs ruim 3.000 klantaccounts ‘toekomstbestendig organiseerde’ met Docubird

​Hoe breng je duizenden klantdossiers en jaren aan archiefstukken over naar een overzichtelijkere documentomgeving? DeFinanseurs maakte de overstap naar Docubird. Nu de migratie is afgerond, blikt Ruben Wijers, verantwoordelijk voor innovatie en digitalisering, terug op het verloop van de migratie: “Hoeveel documenten vanuit de oude archieven toch met de juiste kenmerken in de goede categorie terecht zijn gekomen, heeft mij echt positief verrast.”

Een nieuw CRM als vertrekpunt

De aanleiding lag ongeveer twee jaar eerder, toen deFinanseurs koos voor een ander CRM-systeem. Het kantoor werkte met AuditCase, waarin zowel CRM als documentbeheer waren ondergebracht. “Dat werkte op zich goed”, vertelt Ruben. “Maar toen we kozen voor Tess als nieuw CRM-systeem, moesten we ook opnieuw nadenken over de inrichting van ons documentbeheer.”

Samen met die overstap nam het kantoor SharePoint in gebruik als DMS. Dat beviel goed. Ook de koppeling met Tess werkte prettig: klantgegevens en dienstverlening vormden automatisch de basis voor de inrichting van de klantomgevingen. De gekozen structuur was alleen sterk projectgericht: “Voor iedere klant konden per project afzonderlijke sites ontstaan. Bij ruim 3.000 actieve accounts leverde dat een omvangrijke omgeving op, met soms tientallen sites per klant. Documenten werden daardoor moeilijker terug te vinden.”

DeFinanseurs wilde de mogelijkheden van SharePoint en de bestaande koppeling met Tess behouden, maar toch het dagelijkse werk eenvoudiger maken. Ruben wist dat accountancy-branche expert Richard Schouten bezig was met de ontwikkeling van Docubird. “Zodra Docubird live ging, heb ik Richatrd gebeld.”

Eén klantdossier met TESS als basis

Met Docubird koos deFinanseurs voor een inrichting met één centrale SharePoint-site per account. De informatie uit Tess bleef daarbij het uitgangspunt. “De informatie uit Tess bepaalt welke klantomgeving en diensten in Docubird beschikbaar moeten zijn. Daardoor ontstaat vanuit het CRM automatisch de juiste dossierstructuur. Medewerkers hoeven niet zelf sites of onderdelen aan te maken.”

De koppeling werd dus behouden, terwijl de documentomgeving voor medewerkers veel overzichtelijker werd. Wat Ruben vanaf het begin aansprak, was het gebruiksgemak van Docubird. “SharePoint heeft best veel toeters en bellen, knoppen en dingen om te doen. Docubird laat alleen het hoognodige zien.” Documenten krijgen kenmerken mee, zoals documenttype en boekjaar. Daarmee wordt een jaarrekening binnen de juiste categorie en het juiste boekjaar in het klantdossier getoond. Medewerkers hoeven minder zelf te ordenen en niet meer in afzonderlijke projectsites te zoeken.

Samen de migratie uitwerken

Als een van de eerste gebruikers bracht deFinanseurs een omvangrijke documentomgeving mee. Het grote aantal bestaande sites vroeg om extra uitzoekwerk en afstemming. Bij de historische archieven kwam daar een inhoudelijke vraag bij: hoe konden ook die documenten een goede plek krijgen in de nieuwe structuur?

DeFinanseurs en Docubird onderzochten samen hoe de stukken konden worden uitgelezen en van passende metadata voorzien. Het kantoor maakte inhoudelijke keuzes over documenttypen, boekjaren en de gewenste dossierstructuur. Docubird vertaalde die keuzes naar de migratieaanpak. Ruben had al verschillende migraties meegemaakt en waardeerde de inzet om ook de oudere stukken goed mee te nemen. “Ik vind hun kennis van SharePoint echt bijzonder.” Naast die kennis noemt hij het doorzettingsvermogen: “Ze hadden ook kunnen zeggen: dit gaat ons te veel tijd kosten, daar gaan we niet aan beginnen. Maar ze hebben de migratie echt daadkrachtig opgepakt en daarna ook niet meer losgelaten tot het goed was.”

Oude archiefstukken krijgen hun plek terug

In de documentomgeving stonden nog archiefmappen uit de periode vóór AuditCase. Bij eerdere systeemwisselingen waren die als afzonderlijk archief meegenomen. Oude aangiften en jaarrekeningen bleven daardoor losstaan van de nieuwere documenten. “Dan was de oplossing: maak een archiefmap en plaats daar alles in”, vertelt Ruben. “Met Docubird zijn we er wel in geslaagd om tijdens de migratie ook al die (oude) data op een goede manier van metadata te voorzien. Daar hebben ze best wat voor moeten doen.”

Tijdens de migratie werden ook deze archieven uitgelezen en opnieuw ingedeeld. Een oude aangifte staat daardoor netjes bij de nieuwe aangiften en een historische jaarrekening netjes bij de nieuwere jaarrekeningen. “Die archiefmap hebben we met deze migratie helemaal kunnen uitlezen, zodat het op de goede plek bij de jaarrekeningen en aangiften terechtkomt. In dezelfde ‘bak’ als al je andere stukken.”

Daarmee leverde de migratie ook voor het bestaande archief meer samenhang op. Medewerkers kunnen historische informatie terugvinden binnen dezelfde structuur als de documenten waarmee zij dagelijks werken.

Wennen aan de structuur, sneller vinden

Op het moment van het interview waren de oude sites gemigreerd naar de Docubird-omgeving. Het verwijderen van die sites vormde het laatste deel van de afronding. Voor medewerkers was het verschil toen al merkbaar. “Oude stukken die we nog ergens in een archiefmap bij een klant hadden staan, zitten nu ook gewoon op de juiste plek.”

De nieuwe Docubird Accountancy structuur vroeg aanvankelijk wel om gewenning. “Daar moest ik eerst wel even aan wennen, omdat wij een andere structuur gewend waren”, zegt Ruben. “Maar daar maak je afspraken over en dan gaat het ook gewoon werken.” Het voordeel zit voor hem vooral in het overzicht en de snelle vindbaarheid. “We kunnen nu veel sneller een document terugvinden. Overkoepelend zoeken over al je klanten is iets wat eerder niet kon en nu wel kan. Dat is ook wel de kracht van Docubird, en dat met behoud van eenvoud en structuur.”

Met Hix minder handwerk

Na de overstap zette deFinanseurs met de koppeling tussen Hix en Docubird een volgende stap. Aangiften die klanten via Hix accorderen, worden nu automatisch in Docubird opgeslagen en komen direct in het juiste klantdossier terecht. “Je wilt dat er zo min mogelijk handwerk aan standaardprocessen te pas komt”, zegt Ruben. “Anders blijft iets hangen of wordt een document niet op de juiste plek opgeslagen.”

Tess vormt daarbij de bron voor klantgegevens en dienstverlening, Hix ondersteunt het accorderingsproces en Docubird brengt de documenten samen in een toegankelijk dossier. “We zijn vooral blij met de samenhang tussen Tess, Hix en Docubird. De systemen ondersteunen ieder een eigen onderdeel van het proces, maar sluiten nu goed op elkaar aan.”

Verder bouwen op geordende dossiers

De volgende stap is om de beschikbare metadata breder te benutten. DeFinanseurs wil daarmee de kwaliteit en volledigheid van dossiers verder vergroten, bijvoorbeeld door ontbrekende stukken eerder te signaleren. Ook wil het kantoor Microsoft Purview inzetten voor bewaartermijnen en opschoning op basis van documentkenmerken. Die inrichting is nog niet volledig operationeel. De migratie heeft daarvoor wel een betere basis gelegd. “Dat we nu een goede opschoning kunnen gaan maken door die metadata, was voorheen gewoon een stuk lastiger.”

Daarnaast gebruikt het kantoor Microsoft Copilot. De centraal opgeslagen en gestructureerde documenten bieden mogelijkheden om informatie uit dossiers te halen, zoals de winstontwikkeling over meerdere jaren op basis van jaarrekeningen. Voor Ruben begint de waarde van de overstap echter bij de dagelijkse praktijk: overzichtelijke dossiers waarin medewerkers hun weg vinden. Hij kijkt positief terug op de samenwerking die daarvoor nodig was. “Docubird denkt mee en reageert snel op vragen. Zeker bij de historische archieven hebben ze het vraagstuk echt opgepakt en niet meer losgelaten.”