NeD Tax is een internationaal advieskantoor dat al 22 jaar gespecialiseerd is in zaken doen tussen Nederland en Duitsland. Met een team van fiscalisten, juristen en financiële experts begeleidt het kantoor cliënten bij advies, compliance en transacties. Partner en fiscalist Alain Cheung vertelt hoe NeD Tax meer rust en overzicht in het documentbeheer kreeg met Docubird.
Documenten verspreid over systemen
Voordat NeD Tax met Docubird ging werken, stonden documenten verspreid over verschillende systemen. Iedereen had zo zijn eigen manier van archiveren. “Daardoor waren documenten heel moeilijk terug te vinden”, vertelt Alain. “Onze wens was al langer om naar een uniforme, eenduidige structuur te gaan.” Een eerdere poging met het bestaande pakket leverde niet op wat ze zochten.
NeD Tax was op dat moment al met een externe partij bezig om de IT-infrastructuur te moderniseren en toekomstbestendiger te maken. Tijdens dat traject kwam ook de vraag op tafel hoe het documentbeheer beter kon. Daarvoor viel de keuze op het documentmanagementsysteem van Docubird.
Werken zoals het team gewend is
Voor Alain telde bij die keuze vooral het gebruiksgemak. Documenten opslaan moest simpel zijn, en de indeling met documentbibliotheken in Docubird kwam logisch over. Het systeem sluit goed aan op hoe het kantoor al werkte. NeD Tax werkt, net als veel kantoren, met data in de Microsoft-cloud en met meerdere SharePoint-omgevingen. Mensen die al jaren met de verkenner werken, herkennen de opzet meteen. “Je werkt niet met submappen, maar met een aantal hoofdmappen. En het ziet er een beetje uit als de verkenner. Daardoor is de drempel om ermee te werken kleiner.” Dat helpt bij de acceptatie. “Je kunt ook een heel fancy systeem kiezen met veel toeters en bellen, maar mensen moeten er wel mee willen werken.”
Een tweede punt was de doorzoekbaarheid. Met Docubird zoekt het kantoor in de hele omgeving in plaats van in een enkele SharePoint, en ook in de inhoud van documenten. Dat maakt het werken met Copilot effectiever. NeD Tax kon bovendien meedenken voordat het accountancy-template werd uitgerold. Alain had een wens voor het adviesteam, namelijk een adviesrapport opslaan met een koppeling naar de onderliggende stukken. “Daar kwam Docubird vrij snel met een oplossing voor.”
Sneller opslaan en terugvinden
De grootste winst zit in tijd. Documenten opslaan gaat sneller en terugvinden kost minder moeite. “Data is een goudmijn”, zegt Alain. “Maar als het niet doorzoekbaar is, heb je er niets aan.” Met een vaste structuur in de documentbibliotheken hoeft niemand meer na te denken over submappen. Goed op de juiste metadata letten, en klaar. “Het is even wennen voor sommigen, maar het werkt eenvoudig.”
Korte lijnen met het Docubird-team
NeD Tax was een van de eerste kantoren op het accountancy-template. Dat bracht af en toe wat kinderziektes met zich mee, maar het ontwikkelteam schakelde snel. “Als er iets opviel, communiceerden we dat en dan werd er een oplossing voor bedacht.” Wat Alain het meest waardeert, is het directe contact. “Bij andere leveranciers heb je vaak een servicedesk en een ticketsysteem; Docubird niet. Lukt het via de e-mail niet, dan pakken we gewoon de telefoon of plannen we een Teams-overleg in.” Praktisch, snel en efficiënt, zo omschrijft hij de samenwerking in drie woorden.
Advies voor twijfelende kantoren
Alain raadt andere kantoren aan om een demo aan te vragen. “Geef aan waar je nog niet overtuigd bent. Dan zul je zien dat ze echt met je meedenken.” Voor NeD Tax ligt er nu een basis om de eigen data beter te benutten, van sneller zoeken tot effectiever werken met Copilot.